Išrašas
PATVIRTINTA
Joniškio rajono savivaldybės administracijos direktoriaus
2020 m. rugsėjo 16 d. įsakymu Nr. A-865
III SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS
4. Specialistas vykdo šias funkcijas:
4.1. administruoja kompiuterizuotą dokumentų valdymo sistemą „Kontora“ (toliau – sistema):
4.1.1. tvarko, pildo ir keičia sistemoje naudojamus klasifikatorius;
4.1.2. tvarko pagal savivaldybės administracijos poreikius įstaigų klasifikatorių;
4.1.3. stebi darbą sistemoje;
4.1.4. rengia reikalingas dokumentų valdymo ataskaitas;
4.2. aptarnauja pagal kompetenciją teisės aktų nustatyta tvarka asmenis vieno langelio principu;
4.3. atlieka asmens, atsakingo už asmenų aptarnavimą savivaldybės administracijoje, funkcijas;
4.4. tvarko, registruoja asmenų prašymus ir skundus, kontroliuoja jų nagrinėjimo terminus ir atsakymų apie nagrinėjimo rezultatus pranešimą pareiškėjui, užtikrina konfidencialumą;
4.5. kontroliuoja vykdytojams nukreiptų prašymų, skundų nagrinėjimo, atsakymų pateikimo bei atsakymuose spręstinų klausimų vykdymo terminus;
4.6. administruoja elektronines paslaugas, užsakytas per Valstybės informacinių išteklių sąveikumo platformą (VIISP);
4.7. organizuoja informacijos apie savivaldybės administracijos teikiamų administracinių paslaugų stebėsenos rodiklius rinkimą;
4.8. teikia duomenis Viešųjų ir administracinių paslaugų stebėsenos ir analizės informacinei sistemai (PASIS);
4.9. konsultuoja savivaldybės administracijos darbuotojus, savivaldybės biudžetinių bei viešųjų įstaigų darbuotojus ir įmonių vadovus dokumentų rengimo klausimais, kitais klausimais pagal kompetenciją;
4.10. rengia kasmet nustatytu laiku susirašinėjimo dokumentų bylų, kurias planuojama sudaryti ar tęsti kitais metais, sąrašą ir teikia jį už bylų apskaitą atsakingam darbuotojui;
4.11. užtikrina specialisto žinioje esančių spaudų ir dokumentų saugumą;
4.12. tvarko, registruoja sistemoje sukurtuose dokumentų registruose gautą ir siunčiamą korespondenciją:
4.12.1. priima ir atlieka pirminį gautų paštu, kitomis ryšio priemonėmis ar pristatytų dokumentų tvarkymą;
4.12.2. registruoja gautus dokumentus jų gavimo dieną registruose;
4.12.3. paskirsto užregistruotus dokumentus ir gavimo dieną Dokumentų valdymo sistemos ,,Kontora“ priemonėmis teikia savivaldybės merui, savivaldybės administracijos direktoriui, administracijos direktoriaus pavaduotojui susipažinti ir paskirti vykdyti;
4.12.4. kontroliuoja gautų dokumentų pavedimų vykdymo terminų laikymąsi, nustatyta tvarka teikia informaciją apie pavedimų vykdymą padalinių vadovams, savivaldybės administracijos direktoriui;
4.12.5. tvarko, registruoja sistemoje sukurtuose dokumentų registruose siunčiamą korespondenciją:
4.12.6. tikrina, ar siunčiami dokumentai tinkamai įforminti, registruoja dokumentus registruose tą dieną, kai jie pasirašomi;
4.12.7. susieja registruojamus dokumentus su kitais dokumentais, jeigu jie yra atsakymai į gautą arba siunčiamą korespondenciją arba susiję dėl kitų priežasčių;
4.12.8. grąžina arba atmeta ne pagal dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimus parengtus dokumentus rengėjams;
4.12.9. priima, paruošia siųsti ir perduoda pašto paslaugų teikėjui universaliąsias pašto siuntas pagal sudarytus nustatytos formos pašto siuntų sąrašus, kuriuos pasibaigus mėnesiui pateikia Buhalterinės apskaitos skyriui;
4.13. tikrina savivaldybės elektroninį paštą savivaldybe@joniskis.lt, elektroninio
pristatymo dėžutę, perduotų iš kitų raštinių dokumentų registrą;
4.14. išskirsto per Dokumentų valdymo sistemą ,,Kontora“ gautus savivaldybės biudžetinių įstaigų dokumentus savivaldybės merui, savivaldybės administracijos direktoriui, administracijos direktoriaus pavaduotojui, padalinių vadovams;
4.15. dalyvauja darbo grupių ir komisijų veikloje, pasitarimuose, susitikimuose su interesantais ir svečiais, rengia posėdžių ir pasitarimų protokolus;
4.16. rengia kasmet nustatytu laiku susirašinėjimo dokumentų bylų, kurias planuojama sudaryti ar tęsti kitais metais, sąrašą ir teikia jį už bylų apskaitą atsakingam darbuotojui;
4.17. rengia institucijų vadovų raštų ir kitų dokumentų projektus.
5. Specialistas vykdo kitus savivaldybės vadovų, savivaldybės administracijos direktoriaus ir Kanceliarijos skyriaus vedėjo pavedimus, priklausančius Kanceliarijos skyriaus kompetencijai.