Išrašas
PATVIRTINTA
Joniškio rajono savivaldybės administracijos direktoriaus
2017 m. vasario 27 d. įsakymu Nr. A-215

III SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

6. Sekretorius vykdo šias funkcijas:
6.1. aptarnauja techniškai savivaldybės administracijos direktorių ir savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotoją, jų darbotvarkes teikia skelbti savivaldybės interneto svetainėje;
6.2. įformina pagal teisės aktų reikalavimus savivaldybės mero potvarkius, savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymus veiklos klausimais ir užtikrina teisės akto teksto atitiktį suderintam teisės akto projektui;
6.3. registruoja kompiuterizuotoje dokumentų valdymo sistemoje „Kontora“ pagal savivaldybės administracijos direktoriaus patvirtintą dokumentų registrų sąrašą sukurtuose dokumentų registruose:
6.3.1. savivaldybės mero potvarkius veiklos klausimais;
6.3.2. savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymus veiklos klausimais;
6.3.3. savivaldybės vardu sudaromas sutartis;
6.3.4. savivaldybės administracijos rengiamus vidaus nuolat ir trumpai saugomus dokumentus;
6.4. skenuoja užregistruotus dokumentus, failus prisega prie registracijos kortelės, išsiunčia dokumento rezoliucijoje nurodytiems vykdytojams, adresatams pagal teisės akto ar kito dokumento rengėjo pateiktą sąrašą ne vėliau kaip kitą dieną po pasirašymo: savivaldybės administracijos
padaliniams per dokumentų valdymo sistemą „Kontora“, savivaldybei pavaldžioms įstaigoms, įmonėms, kitiems suinteresuotiems asmenims – elektroniniu paštu, teisės aktų nustatytais atvejais su teisės aktu supažindina asmenis pasirašytinai. Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymų veiklos klausimais nuorašus ar kopijas nustatyta tvarka siunčia administracinę priežiūrą vykdančiai įstaigai;
6.5. per dokumentų valdymo sistemą „Kontora“ skelbia savivaldybės mero, savivaldybės administracijos direktoriaus norminių teisės aktų projektus Teisės aktų informacinėje sistemoje (TAIS);
6.6. per dokumentų valdymo sistemą „Kontora“ teikia registruoti ir paskelbti savivaldybės mero, savivaldybės administracijos direktoriaus norminius teisės aktus Teisės aktų registrui (TAR);
6.7. kontroliuoja savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymų veiklos klausimais, savivaldybės administracijos vadovų pavedimų vykdymo terminus, stebi vykdymo eigą, daro įrašus dokumentų registracijos kortelėje apie užduočių įvykdymą, teikia informaciją vykdytojams ir savivaldybės administracijos vadovams;
6.8. sistemina dokumentus savivaldybės administracijos direktoriaus patvirtintame dokumentacijos plane numatytose bylose, už kurių sudarymą jis yra atsakingas. Praėjus vieneriems kalendoriniams metams nuo bylų užbaigimo, atlieka bylose esančių dokumentų vertės ekspertizę, teisės aktų nustatyta tvarka sutvarko bylas ir perduoda jas už bylų apskaitą atsakingam Kanceliarijos skyriaus darbuotojui pagal bylų perėmimo aktą;
6.9. tvarko ir atnaujina savivaldybės mero potvarkių, savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymų veiklos klausimais duomenų bazę;
6.10. tvarko savivaldybės administracijos direktoriaus sudarytų nuolatinių komisijų, patvirtintų aprašų ir taisyklių apskaitą;
6.11. užtikrina sekretoriaus žinioje esančių antspaudų, spaudų ir dokumentų tinkamą naudojimą ir saugumą;
6.12. pareiškėjų pageidavimu daro nustatyta tvarka savivaldybės mero potvarkių, savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymų veiklos klausimais nuorašus, kopijas, tvirtina jų tikrumą;
6.13. tvirtina projektų, finansuojamų iš Europos Sąjungos struktūrinių fondų paramos lėšų ir Lietuvos Respublikos valstybės biudžeto lėšų, dokumentų kopijų, nuorašų, išrašų tikrumą.
7. Sekretorius vykdo kitus Kanceliarijos skyriaus vedėjo pavedimus, priklausančius Kanceliarijos skyriaus kompetencijai.